Smalltalk unter Geschäftsleuten auf Bulgarisch

Heute möchten wir Ihnen das Thema „Interkulturelle Kommunikation“ von einer anderen Seite beleuchten: Wie sieht uns unser Geschäftspartner im Ausland? Was müssen wir beachten? Wie sollten wir uns ihm gegenüber verhalten? Wir stellen Ihnen ein bulgarisches Computerunternehmen vor, das hauptsächlich mit Kunden aus den USA, Deutschland, Großbritannien, Japan und Frankreich agiert. Wir möchten Ihnen unser exklusives Interview mit Kalina Nikolova, Chief Operating Officer und Vizepräsident der Firma Haemimont AG Bulgarien (http://haemimont.com/) vorstellen, in dem Sie erfahren, wie so ein Geschäftstreffen in der Regel verläuft, welche Grundregeln eine Rolle bei den Gesprächen spielen sowie auch pikante und vielleicht wenig bekannte Einzelheiten aus der Küche der Geschäftsbeziehungen mit einem bulgarischen Unternehmen.

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Eimer & Eimer: Wie verläuft ein Geschäftstreffen mit einem ausländischen Kunden in Ihrer Firma?

Frau Nikolova: Die Geschäftstreffen und -meetings haben einen festen Ablauf in unserer Firma. Das Treffen beginnt in der Regel mit einer allgemeinen Begrüßung, wobei wir unsere Geschäftspartner gleichzeitig in einen unserer Besprechungsräume begleiten. Falls es sich um eine Besprechung mit vorwiegend technischen Inhalten handelt, wobei die meisten unserer Besprechungen mit unseren Stammkunden technischen Inhalts sind, so kümmert sich das technische Team um den Internetzugang der Geschäftspartner.

Falls es sich um neue Geschäftspartner handelt und die Besprechung eher einen Kennenlerncharakter hat, folgt zunächst eine kurze Vorstellung der Tätigkeiten beider Firmen. Jeder der Teilnehmer stellt sich offiziell vor und gibt seine Zuständigkeiten in der eigenen Firma sowie in den zukünftigen Geschäftsbeziehungen an. Natürlich kann auch diese förmliche Vorstellung übersprungen werden, wenn man sich bereits kennt und sich eben nicht zum ersten Mal sieht, es sei denn an den Gesprächen nehmen auch neue Geschäftspartner teil.

Wir geben dann die Tagesordnung bekannt, wobei wir im Rahmen einer Beratung zwei Grundregeln beachten:

Die erste Regel: Das Meeting dauert ohne Unterbrechung höchstens eine Stunde, bevor die erste Pause eingelegt wird. Die 15-minütige Pause dient zur Erfrischung und Lockerung der Atmosphäre.

Die zweite Regel: Bei ganztägigen Besprechungen laden wir unsere Gäste zu einer einstündigen Mittagspause ein. Das Mittagsessen findet in der Regel in der Firma statt und wir sind bemüht, Gerichte und Speisen aus der traditionellen bulgarischen Küche anzubieten, wobei wir natürlich bestimmte Vorlieben unserer Geschäftspartner berücksichtigen.

Im Rahmen unserer Besprechungen wird jeder Punkt der Tagesordnung sehr detailliert behandelt. Als Gastgeber nehmen wir das Wesentliche in ein Protokoll auf und übergeben es am Ende der Besprechung an die Teilnehmer, damit es Ihnen zur Verfügung steht und sie die Möglichkeit haben dieses ggf. zu ergänzen.

Eimer & Eimer: Existieren bestimmte Regeln, die während eines Geschäftstreffens eingehalten werden?

Frau Nikolova: Neben den beiden bereits erwähnten Regeln in technischer Hinsicht ist Grundregel bei der Durchführung der Treffen und der Meetings das Anhören und das Ausreden des Gesprächspartners. Ich möchte hier kurz hinzufügen, dass bei bulgarischen Besprechungen und Meetings diese Regel eigentlich sehr oft nicht eingehalten wird. Sehr typisch für bulgarische Gesprächspartner ist es, einander zu unterbrechen und sich nicht ausreden zu lassen, was in den Augen westlicher Geschäftspartner sehr grob aussehen mag. Es wäre gut, wenn der ausländische Partner über diese Spezifik informiert ist. Das wichtigste ist, dass der bulgarische Gastgeber sich auch dafür entschuldigen kann.

Eine andere Regel bei uns gilt der Tagesordnung. Alle Punkte der Tagesordnung werden strikt nacheinander abgearbeitet. Zusätzliche wichtige Fragen, die im Rahmen der Besprechungen entstanden sind, werden diskutiert und hinzugefügt.

Wenn die Besprechung ganz offiziell ist, so erfordert dies auch, dass die Kleidung entsprechend förmlich ist. Wir berücksichtigen hier natürlich die Gepflogenheiten unserer Kunden. Gewöhnlich verlaufen die ersten Besprechungen förmlich. Sie erfordern die typische Kleidung und das verbindliche Vorstellen und Verteilen der Zuständigkeiten. Dies ist wichtig, um im Nachhinein Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig ist eine Liste mit den Kontaktangaben beider Parteien anzufertigen, die regelmäßig im Rahmen der Geschäftsbedingungen aktualisiert wird.

Eine andere Grundregel ist es, dass wir zwingend eine Geheimhaltungsvereinbarung beim Umgang mit vertraulichen Informationen abschließen. Diese Vereinbarung wird von beiden Seiten vor oder während des Geschäftstreffens, unabhängig vom Ergebnis der Verhandlungen, unterzeichnet.

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Eimer & Eimer: Was würden Sie ausländischen Geschäftsleuten bei Geschäftstreffen mit bulgarischen Geschäftspartnern empfehlen?

Frau Nikolova: Es ist wichtig, das Geschäftskommunikationsmodel einzuhalten: bei einer Entscheidung ist es wichtig und erforderlich, dass die Gegenpartei ihre Verpflichtungen wiederholt zum Ausdruck bringt, damit sichergestellt wird, dass beide Parteien eine gemeinsame Sprache sprechen und klar definierte Ziele haben. Ich empfehle den ausländischen Geschäftspartnern, sich unbedingt schriftlich alle Vereinbarungen nach jedem Geschäftstreffen von dem bulgarischen Geschäftspartner bestätigen zu lassen.

Sehr wichtig ist es, sich nicht nur auf Gesten zu verlassen. Die meisten Bulgaren schütteln den Kopf, wenn sie einer Aussagen zustimmen möchten. Das Nicken, insbesondere bei einem neutralen Gesichtsausdruck, bedeutet eigentlich ein „Nein“. Dies ist ein kultureller Unterschied, der zu ernsten Missverständnissen führen kann. Das kann man vermeiden, wenn man über diese Besonderheit Bescheid weiß und aufmerksam dem bulgarischen Geschäftspartner anhört. Dies wird auch durch die verbale Kommunikation klar. Am besten ist es aber, wenn eine zusätzliche Bestätigung eingeholt wird.

Eimer & Eimer: Ist der bulgarische Geschäftspartner in der Lage, das kulturelle Sprachenumfeld des ausländischen Geschäftspartners in Bezug auf Manieren, Benehmen, Anrede usw. auf Anhieb zu erkennen?

Frau Nikolova: Je nach Firmenerfahrung erkennt unsere Firmenführung problemlos das spezifische Sprachenumfeld. In unserer Firma erkennen wir sofort unsere Geschäftspartner, unabhängig davon, dass die Arbeitssprache Englisch ist, da wir bereits über eine langjährige Erfahrung (mehr als 16 Jahren) mit Kunden aus den USA, Großbritannien, Frankreich, Japan, Deutschland und Griechenland verfügen. Jeder Geschäftspartner aus einem dieser Länder, mit dem wir zusammenarbeiten, bringt spezifische Anreden und Verhaltensweisen mit sich. Die Deutschen erkennen wir beispielsweise aufgrund ihrer Pünktlichkeit, strenge Einhaltung der Regeln und nicht zuletzt an dem perfekt gesprochenen Englisch. Die amerikanischen Kunden erkennen wir automatisch aufgrund ihrer Aussprache sowie auch aufgrund des eher lässigen, nicht förmlichen und positiven Verhaltens sowie ebenfalls durch ihren typisch amerikanischen „smart casual” Stil der Kleidung. Die Engländer erkennt man natürlich auch an der Aussprache. Typisch für sie ist aber auch ihr ernstes Verhalten, Zurückhaltung und der formelle Geschäftsstil.

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Eimer & Eimer: Ist es zwingend erforderlich den Kunden zu einem Mittags- oder Abendessen einzuladen?

Frau Nikolova: Ja, in unserer Firma gehört dies dazu. Wir laden unsere Geschäftspartner mindestens einmal abends zu einem Geschäftsessen ein. Manchmal auch jeden Abend während des Aufenthalts der Kunden, wobei sie immer von verschiedenen Mitgliedern unseres Teams begleitet werden. Wir organisieren auch immer das Mittagsessen in unseren Büroräumen, in einer der Konferenzsälen oder an einem speziell dafür vorgesehenen Aufenthaltsort.

Eimer & Eimer: Müssen die Gastgeber für die Unterhaltung ihrer Kunden nach den formellen Besprechungen sorgen?

Frau Nikolova: Nein

Eimer & Eimer: Wer zahlt die Rechnung für das Geschäftsessen?

Frau Nikolova: Das Unternehmen, das als Gastgeber auftritt. Das ist für uns verbindlich. Grundsätzlich verhalten sich unsere Geschäftspartner genauso, wenn wir sie entsprechend in ihrem Land treffen.

Eimer & Eimer: Werden Geschenke für die Geschäftspartner vorbereitet? Erwartet man, dass sie auch Geschenke für Ihre Gastgeber mitbringen? Schenkt man den Frauen Blumen?

Frau Nikolova: Nein, Geschenke oder Blumen erwartet man nicht von den ausländischen Geschäftspartnern. Je nachdem verschenkt unsere Firma in der Regel etwas typisch Bulgarisches während der letzten Besprechung. Das ist meistens eine Flasche bulgarischen Wein und/oder bulgarischen Schnaps.

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Eimer & Eimer: Wird von den Geschäftskunden erwartet, dass sie typisch bulgarische Besonderheiten und Eigenschaften kennen?

Frau Nikolova: Etwas typisch Bulgarisches sollte unbedingt unseren ausländischen Geschäftspartnern bekannt sein. Viele Ausländer in unserer Firma teilen uns mit, dass als Geschäftspartner die Bulgaren außerordentlich direkt sind. Diese Eigenschaft wird grundsätzlich sehr positiv angenommen, da wir keine versteckte Tagesordnung oder Heuchelei in unseren Wechselbeziehungen kennen. Es wäre gut, wenn fremde Geschäftspartner diese Direktheit kennen, was manchmal als Grobheit empfunden werden könnte. Diese dient allerdings als eine gute Grundlage und zur Vermeidung von Missverständnissen in den Geschäftsbeziehungen.

Eimer & Eimer: Berücksichtigt der bulgarische Geschäftspartner vollkommen die kulturellen Unterschiede seines Geschäftspartners?

Frau Nikolova: Mit Ausnahme der oben erwähnten Besonderheit bemühen wir uns in unserer Firma, so gut wie es uns möglich ist, auf die kulterellen Unterschiede unserer Geschäftspartner einzugehen.

Eimer & Eimer: Was würden Sie einem ausländischen Geschäftspartner vor dem Geschäftstreffen in Bulgarien raten?

Frau Nikolova: Mit größter Vorsicht Taxis vom Flughafen zu nehmen, falls er von seinen Gastgebern dort nicht abgeholt wird. Natürlich wäre es auch gut zu wissen, dass man während des Aufenthalts in Bulgarien in den Genuss vieler schmackhafter Speisen kommt.

Und bitte nicht vergessen – lassen Sie auch ein wenig Platz für den typisch bulgarischen Nachtisch, der Sie mit Sicherheit zu noch mehr verführen wird. Alle unseren Kunden bleiben von der bulgarischen Küche und Gastfreundlichkeit außerordentlich begeistert.

 

Wir wünschen allen unseren Lesern, deren ein Geschäftstreffen in Bulgarien bevorsteht, einen angenehmen und erfolgreichen Aufenthalt in unserem Land. Falls Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben sollten, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne dabei in kein Fettnäpfchen zu treten!

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